Wie lange du Offerten und Rechnungen aufbewahren musst

Die Regel passt in einen Satz: zehn Jahre. Aber das Detail zählt, und dort lauern die bösen Überraschungen.

Zehn Jahre, ab wann

Bücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, und die Frist läuft ab dem ENDE DES GESCHÄFTSJAHRES, nicht ab dem Datum des Dokuments. Eine Rechnung vom Januar 2026 ist also bis Ende 2036 aufzubewahren, nicht bis Januar.

Was darunter fällt

Alles, was eine Buchung belegt: ausgestellte und erhaltene Rechnungen. Quittungen. Bankauszüge. Verträge. Nicht jede Offerte gehört in die Buchhaltung, aber eine angenommene Offerte ist ein Vertrag, bewahre sie so lange auf wie die Rechnung, die daraus folgt.

Elektronisch genügt

Die elektronische Aufbewahrung ist der papiernen gleichgestellt. Zwei Bedingungen: der Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall muss gewährleistet bleiben, und das Dokument muss über die ganze Dauer lesbar bleiben. Ein Ordner sauber benannter PDF erfüllt das, eine einzelne Festplatte in der Schublade nicht.

Was wirklich zu prüfen ist

Dass deine Dokumente exportierbar sind. Software, die deine Rechnungen behält, sie dir aber nicht herausgibt, macht dich zum Mieter deiner eigenen Buchhaltung. Exportiere einmal im Jahr und bewahre die Kopie ausserhalb beim Anbieter auf.